现代科技手段在史志工作中的应用浅识

 

　　在近几年的史志工作中，渑池县史志办在运用现代科学技术手段，主要是计算机应用方面，不论是从理论还是实践上都迈出了可喜的一步。随着时代的发展，现代科技手段在史志工作中的应用是社会的要求、历史的必然。虽然我们在这方面做得还不成熟和完善，仅是尝试和想法，但为了史志事业的进一步发展和续志工作的全面展开，我们在这里不揣冒昧，草成这篇材料，与方志专家和志界同仁共商。
　　一、转变观念，提高认识
　　早在1993年，首届《渑池县志》出版发行后，县史志办曾经并入县档案局与之合署办公，史志工作处于低潮和危机，人员最少时仅有2名，两个人除支撑起工作外，都在苦苦寻求史志工作的出路。他们一方面在学术杂志上看到了文史研究中计算机的应用文章，另一方面看到身边的世界也在悄悄变化，计算机在各个领域中的应用（尤其是文字处理）越来越广泛，就下决心一旦条件成熟，史志工作中一定要引入现代科学技术。1995年县史志办独立，但人员年龄层次、文化层次仍不合理，观念还需更新，引进现代科技缺乏资金。在1997年，史志办领导班子改变后，实现了年轻化，整个史志办人员实现了“大换血”，基本上成了清一色的年轻人，年轻人具有易于接受新事物、富于开拓精神等特点，在工作中有很好的体现。通过工作实践，很快对现代科技手段在史志工作上运用的必然趋势达成共识，在较短的时间内，完成了思想观念上的转变。但由于资金问题，仍无法实施，后因为工作任务繁重，两年下来，在打印门市部每年花费都在数千元，而且还因此造成工作效率与社会节奏的严重脱节，无形中制约了史志事业的发展。痛定思痛，我们决定改变传统的作坊式工作模式，至少实现编辑的“换笔”，就不再等财政投入，到县广播电视局拆借资金购置了包括打印机、扫描仪等在内的一套电脑设施。后又感到一台微机难于胜任整个续志编纂工作，于是又挤出资金购买了第二台微机。再后来，又出现喷墨打印机不能胜任大量的志稿打印业务，就又增置了一台针式打印机，逐步改善了史志办公室的硬件环境。
　　二、领导重视支持是工作开展的关键
　　史志办引进现代科技手段是伴随着续志编纂工程启动而形成的。在向县领导汇报续志编纂工作时，我们多次提到使用计算机技术、现代交通工具等问题，获得了县委、县政府领导的首肯。在首届志书编纂中，县领导已体会到了调查掌握地情对促进经济发展的重大意义，凭着县领导的开拓精神，经过认真研究，县委、县政府决定召开规模宏大的第二届志书编纂会议，会议上邀请了省市史志界的领导和专家出席了会议，会议的气氛和县领导的新奇观念、修志决心强烈地感染了每一位参加会议的人员。会后，县领导、县史志办向省市领导做了汇报，又使他们对渑池续志工作产生了极深的印象。省市领导也经常莅临渑池调研和指导工作，亲自为渑池的史志员培训班授课。县委、县政府也被史志界这种敬业精神所感动，调整建立了高规格的县史志编委会，提出了“要做工作就要做得最好”的要求，为渑池最终被定为河南省续志编纂试点县起了关键作用。以后，历任县领导都密切关注着史志工作的进展，不断增加史志经费投入，改善史志办公条件，为史志办借调人员，最终取得了工作上的一个个成绩，尤其在引进现代科技手段方面一枝独秀。
　　三、地方史志网站的组建
　　近年来，国际互联网（又称因特网Internet）这样一个覆盖面广大的计算机网络风靡全球，为我们开拓了一个崭新的空间－－数字化、电脑化空间，并且在世界上形成了新的一轮计算机革命浪潮。中国在1997年以来，每年的网络用户（网民）正以几何级数增长，目前上网人数已达数千万人之多。
　　以因特网为代表的信息高速公路已经同传统媒体如电话、电视、书籍、报刊等成为人们获得信息的主要途径，如何使庞大的史志地情信息在网上得到快速传播和交流，是摆在我们每一位史志工作者面前的一个重大的研究课题。我们渑池县史志办在这方面做了一些有益的尝试。
　　关于网站的建设，我们从县交通局借调来的一名编辑最早有这种想法，到史志办后他提出了网站建设问题，他的新奇观念影响到了志办领导的观念更新，并取得了史志办同志的一致认同，在同志们的鼓励下，他先期制作了一个个人主页性质的《仰韶艺苑》网站作为尝试，这个个人网站大家都觉得很不错，实验取得了成功。于是史志办开始创办单位网站《仰韶今古》，网站中使用了相当部分的《仰韶艺苑》资料和制作技巧。渑池县史志办将自己掌握的大量翔实的地情信息资料，进行了筛选、归类、整理，利用《仰韶今古》进行上传发布，以其独具的“图、文、声”并茂的形式，打破了传统修志的封闭模式，目的是“让世界了解渑池，让渑池走向世界”。我们的做法是：
　　1、完善组建网站的必备条件。首先应配置硬件设施：一条电话线（我们为了不妨碍电话办公，另接了一条上网专线）、一台电脑（安装了win95以上操作系统）、一个调制解调器（Modem），这样就实现了计算机信号和电话信号之间的转换；其次建立网络协议TCP/IP，我们使用的是动态IP方式，到电信局申请帐号和口令后，就可以拨号连接入网。最后还必需一台扫描仪，将图文信息（主要是照片）摄入计算机作网上资料使用。
　　2、申请域名与空间。网站名称就象一个人或商店一样，要拥有一个不同于别人的名字，且应恰如其分，符合自己的专业特点，还要易于记忆，有一定内涵，避免与其他网站重名。若冠以“××县史志办网站”或“××县地方史志”且流于呆板无味。我们则开始建立时，在网上申请了个人免费空间，网站名称定为“仰韶今古”，网址为http://ysjg.go.163.com。后来发现域名太长，就又申请了一个二级域名http://mcsz.126.com，就开始运作了。至此，建站的工作迈开了第一步，开始了以依托国内主要IT门户所提供的免费个人主页的形式向外界宣示渑池县地方史志工作的进程。经过一段时间的运作，我们感到网上站点提供的个人主页空间，虽然免费，但是不太稳定，服务也不太全面，还只能以个人名义申请，影响网站对外宣传效果。后来决定到专业服务网站中国万网www.net.cn花费几百元（以后每年还需交费）申请一个主页空间，同时免费获得了一个国际域名http://www.ysjg.com
　　3、版面设计和上传。目前较为通行与便捷的网页制作使用软件为美国微软公司所提供的Frontpage，辅助软件有图片处理软件photoshop、gif动画制作软件、网站上传软件等。网页制作需要精通此道的编辑人员，如果自己不具备这个条件，而需要到相应的设计公司请人员制作，就需要支出一定的费用。县史志办从县交通局借调的这名通电脑的续志编辑，业务就比较精通熟练，因此我们就将这项工作交由他来负责，由此节省了一笔不小的开支。
　　主页在整个网页中处于举足轻重的地位。其版面要力求打破志书严肃古板有余、灵活自由不足的缺点。要知道网页并非志书，它是一种艺术化的东西，要着重宣传效应，贴近现实生活，要使页面图文富有立体感，要注重色调的搭配，调用美术技法充实版面，在适当的地方可插入一些动画，使其更加灵活、生动。同时，要注意我们是史志部门主办的网站，很大程度上带有政府行为的痕迹，版面不宜过分前卫和奔放，更不能为了一味追求点击率而朝着“另类”的方向发展。如果失去庄重和古朴，将会影响到网页上官方信息真实度和可信性。同时，我们在主页上放置一个记数器和留言簿。记数器可以记录有多少人访问过我们的网站，留言簿则可以让大家给我们提建议或进行多方面交流。还可建立“超链接”或“友情链接”方便用户。在制作好网页后，要将版面一个个发送上传到网上，就完成了整个网站的建设。以后打开IE浏览器，敲入网站的网址，就可以随时感受我们史志部门的冲浪感觉了。
　　4、网站的维护与更新。一个好的地方志网站不仅在于能够为大家提供全面的地情咨询和史志信息，而且在于提供科学和新鲜的信息，这就不仅需要我们重视信息量，更要重视信息的质，及时、不断地进行网站的维护和更新。网站长时间网页不更换，不仅影响网站访问点击率，而且网页的内容随着时间变易会发生一些变化，或是某一部分打不开了，或是某些内容陈旧需要改变等等。如果用的是免费网页空间，超过一定时间，网站管理员还会把你辛辛苦苦办起的网站当作垃圾全部删除。另外一点是，我们在相互借鉴和学习过程中，定会发现许多好的建站方法、好的网页表现形式，那么也需要及时更新网页内容，维护管理好网站。
　　5、地方志网站基本内容。地方志网站要办好不仅需要一个优秀的建站人员，而且需要一个优秀史志编辑，后者可为建站设置栏目、筛选资料服务。
　　作为地方志网站，首先要有专门介绍史志工作的页面。这里既便于兄弟县市部门了解其工作情况，作为工作参考，又便于相互间理论研究和经验交流。为宣传史志事业，加强横向联合，体现史志成果的经济效益和社会效益，体现地方志网站的特点，要加大这部分的资料内容，并适当增加一些史志部门的广告信息，插入一些图片（主要是照片）内容。
　　在渑池县史志办专栏中主要设置有：机构队伍、志书编纂、地情丛书、书籍交流、学术研讨、获得荣誉、史志协会、史志动态等8个版块，每一版块下根据情况不同下设若干个子目或细目。在有文字内容的同时，还增加了人物、书籍的彩色照片，力求版面生动一些。但这部分内容仍不够生动，我们正在积极探索新的表现形式，从努力增加内容入手，将这一栏目办好。为了增加交流和相互沟通，我们及时将史志办公室的工作进展和取得的阶段性成果（如各类专题资料、部门志、专业志、旧志等）发送到《方志书屋》网站；同时逐步建立全国的地方史志网站链接，目前已经同国内２０余家该类网站建立了友情链接，进一步开阔了视野，缩短了彼此之间的距离。
　　其次要注重地情信息的内容发布。这部分内容既要有地方历史情况，更要有详细的地方的各方面现状，尤其是有关经济部分的情况，积极服务于经济建设。由于这部分内容比较庞杂，可以借鉴年鉴的条目体体裁，大版块、小栏目相结合，在每一个大版块下分设若干个栏目。但每个栏目下不宜多设层次，最好在栏目下直接就是具体条目（细目）。这里我们主要设置了渑池概况栏目。下设：县名由来、渑池地图、地理位置、自然灾害、建置区划、乡镇概览等6个版块，这一块和“投资指南”栏目一齐，组成了详细介绍渑池基本县情的主要栏目。目的是以服务招商引资、促进经济建设为切入点，展现出渑池的基本地情和投资环境。
　　再者要增加一些文化和民间资料，突破志书的记述范围。文化资料如：小小说、散文、诗歌、书法、绘画、奇石根雕、音乐等作品，注意图文并茂、声情传真。民间资料如：民间故事、奇闻佚事、生活写真、百姓民声、致富信息等等。这样就扩大了读者群，为网站增加了相当大的可读性和吸引力。因此在文化艺术栏目中暂设：仰韶艺石、精彩根雕、书法绘画、摄影作品等4个版块，这一部分图文并茂，是我们这个网站中最鲜活灵动的部分。但这一部分内容的资料主要是从民间取得，收集资料是我们最感费力的。以后我们主要是从增加版块入手，办好这一栏目。
　　最后，还增加了一些便民服务的内容：如时事新闻、搜索引擎、免费邮局、列车汽车时刻表、手机短讯、网上寻呼等，方便人民的衣食住行，满足群众的文化生活需求。另外还设置了一些其他栏目，如：文学沙龙、民俗风情、历史钩沉等等，不再一一介绍。
　　通过工作实践，我们感到，确定网站发布资料的内容应注意几点：⑴注意资料真实性。当今网上资料五花八门，内容芜杂，真伪难辨，做为政府的地方志网站，真实性是第一位的，发布上网资料，务经严格核实，未成定论则不必匆忙发布，力求真实，防止影响网站可信度，产生负面效应。⑵为保证网站内容的新、全、精、美，史志部门要积极加强同有关资料源单位联系，及时收集整理最新的资料信息，及时整理，并以最快的速度上传，使网上内容常看常新。⑶网站的每一栏目篇幅不宜过长。不要象志书一样巨细毕载，访问者因上网费用或时间问题不可能长时间在网上阅读巨著、长篇，因此，网页内容要有的放矢，栏目要科学设置，内容要精简得当，力戒赘述。
　　我们建立免费的个人网站空间，只有短短几个月，但社会反映较好，得到了省市史志办领导肯定，县委、县政府领导也十分关注，网站访问率较高，已引起省内外史志部门的注意，宣传渑池，宣传史志事业，取得了初步成效。这次又重整版面，出资在中国万网上申请的正式主页空间和独立的国际域名，更多的资料和信息将随着网页陆续上传，与大家见面。在这里也诚恳希望广大修志工作者和网民关注与支持这个新生的还很稚嫩的网站，多提宝贵意见，以利于今后更好的发展和完善。
　　四、计算机在史志工作中的应用
　　计算机技术在史志工作有着巨大的应用价值，上述的组建网站只是其功能之一。在当今的各级史志编纂培训班上，均没有电脑应用知识的培训，这实在说不能不是一个缺憾。就我省的情况来看，虽然已有部分史志机构配备了电脑，但都存在着以下两个问题：一是电脑使用面太局限。仅用于打字，也就是所谓的“换笔”，再多些就是上网浏览或聊天；二是史志人员会电脑不多，绝大多数不会操作。
渑池县史志办在这方面达到了共识，花费了相当时间（主要利用晚上和星期天），从办公室领导做起，将全体人员在电脑培训班专门进行了培训。为检验培训成果，大家还报名参加了在三门峡市举行的计算机专业考试，取得了河南省人事厅颁发的公务员计算机培训（中级）证书，为今后跟上时代脚步，独立使用电脑进行编辑活动打下了基础。另一方面县史志办十分注重开发电脑应用领域，除了组建史志网站外，还在以下几个方面开发了电脑在地方史志领域中的应用空间：
　　1、服务日常办公。这是实现办公现代化的最常用的一项功能。我县史志办作为县政府直属的一级事业单位，需要处理一些日常工作事务，如：文件处理、党务工作、史志信息等等，我们均要求由编辑人员写成文稿（或直接在微机上写），在微机上录入、打印，然后发放。处理好的文档除了以档案形式保存外，在微机上也分门别类建立文件夹存盘，随时备检索修改之用。
　　2、应用于志书编纂。志书编纂是史志部门的主业，我们在1999年底续志编纂启动后开始在工作中应用微机。具体作法是：史志办自己搜集来的续志资料，按照志书门类分别输入电脑；各供稿单位史志员经过史志办培训后写成的文稿，送交史志办，要求送交打印稿，同时递交软盘，直接过到史志办电脑上。各供稿单位递交的软盘和史志办搜集来的原始资料，统统放在“续志/原始资料”中；在原始资料上各责任编辑整理修改则需将原始资料复制，在复制件上整理，保持原始资料不变。对于搜集来的图片资料，则用扫描仪扫描后保存在“续志/图片资料”内；各责任编辑自己上机修改整理成文稿，按“综合门类”、“特色门类”、“记人部类”、“政治部类”、“经济部类”（下分“农业”、“工业”、“其它”）、“文化部类”六大块分别保存在“续志/整理文稿”中。“整理文稿”按志书篇目修订补充，同样需在复制件上进行。修订补充过程即分纂过程，整个分纂资料汇总交总纂（主编）笔削，形成续志初稿，保存于“续志/初稿”中。以后历次修订均需另存为“第二稿”、“第三稿”……等，直至形成“评审稿”、“定稿”为止。
　　3、制作书籍检索工具（索引）。现今的志书一般在志末要附“索引”，索引可分为“成果索引（即内容分析索引，按字母顺序或笔画排序）”和“参考资料索引（按条目排序）”，可以利用人工结合计算机编制。步骤分三个：一是人工分析确定索引词；二是计算机标引制作索引词，这可充分利用电脑“查找”功能；三是将索引词排序，用计算机命令生成。
　　4、接发电子邮件。这是因特网上使用最广泛的功能。计算机上网后，要申请一个E－mail地址，以便接发邮件。渑池县史志办的电子邮箱为：5924＠371.net。因为史志界需要经常在不同地区进行文件、资料的传输，即使使用特快传递也需费时日，而且易造成文稿丢失，利用电子邮件可实现迅速安全传递，当然一些重要文件还需直接送达。
　　5、利用电子版工具书检索。如今《汉语大词典》、《中国大百科全书》、《中国国家书目》等工具书，都出有计算机电子版图书，《河南省志》、《东阳市志》等地方志也出有光盘，可以实现在电脑上阅读和翻查资料。
　　在史志工作中，使用保护计算机，有其特殊的地方，除了一般电脑应注意的问题外，还要注意以下几点：⑴建立好电脑树形目录。要管理好计算机上的史志文档，必须建好目录树，把各种文档按类别层次排好树形层次结构，各级目录呈树状排列，分清根目录和子目录，子目录根据需要也可分为若干个层次，这样就清晰明了，使用时可以立即调出，方便了快速检索。建目录树要注意根目录文件名、路径、文件存盘时拟名（主题词）的规范科学、易记易用。⑵防止病毒感染和黑客攻击。史志办电脑管理不同其他单位之处就在于机内存贮有大量的志稿，材料一旦损坏丢失，仅就输入所损失时间就够我们数日折腾了。为此要掌握两点：一是防止病毒感染：①对外来软件进行病毒监测；②定期检查整个系统，将杀毒软件通过Internet升级；③备份系统数据和史志重要文件。二是防止上网遭黑客袭击而造成运行停止、文件丢失。在管理邮件时，可充分运用自动管理的过滤器。凡邮件中遇到后缀为.exe或.com的不明文件不要随意打开，以防不测。⑶正确使用打印机。史志部门都比较清贫，能配备激光打印机的不多，多为针式打印机或喷墨打印机，使用得当就可节省资金取得最优化效果。我办原有喷墨打印机1台，所有材料都在上面出，造成了浪费。后又增加针式打印机一台：针式耗材小但印刷效果差，主要用于出蜡纸和校样；喷墨印刷效果好，但耗材贵则用于出份数很少的正式文稿或图片。两机结合，相得益彰，取得了很好效果。
　　一年来，使用计算机输入了大量的续志资料、民国17年旧志整理稿，并处理了大量的史志办日常办公文档，方便了史志工作开展；史志办人员自己操作电脑，锻炼了计算机操作技能，提高了个人综合素质，带来了观念的更新（主要是程序化、时效性等），为史志事业适应新世纪奠定了基础；史志办自己处理文档，节约了大量资金，同时也节约了时间，两台电脑、两台打印机加上扫描仪相互配合，取得了最优化效果；利用计算机也促进了信息交流，可以迅捷方便地摄取或传递信息；史志办注重计算机管理，整理出来的规范文件资料也提高了单位的信誉，获得了县领导的高度赞扬。
五、充分吸收和运用现代科学理论
　　当今社会已步入信息化时代，随着技术革命和科研创新的日益发展，由信息论、控制论、计算机、人工智能和系统论等相互渗透结合形成的综合性学科被广泛应用于社会生活的各个方面，并产生了积极而深远的影响，为我们史志工作提供了研究方法的创新、研究思路的启迪、工作操作的便捷。也必将对新科学（如方志学）的建立有着重大意义。不了解现代科学技术的发展，不积极应用现代科学技术，地方志事业就不会有发展。
　　信息论是美国科学家申农创立的一门横向综合学科，主要特征是：信息源于物质，和能量密切相关；信息表征物质系统的有序性；只有变化、运动着的客体才会有信息。地方志本身就是一个巨大的地情信息库，它又不象档案一样是相对静止的客体，而是一个不断变化有序运动，能发挥巨大能量的客体，可以认为它是真正意义上的“信息”。地方志书反映了本地区自然和社会的历史和现状，是一种信息密集型的地方综合著述。史志编纂成果是信息源，信息获得即收集资料的过程，信息存贮即史志资料的加工、整理（含出版印刷）过程，信息利用即为信息找信宿，包含史志成果的宣传、发行乃至应用的过程。史志机构开展的各项活动都是地情信息的储存、交换与传递活动，为适应信息时代的需要，要积极开发地情信息，在史志机构内应建立方志资料信息库和地方文献检索中心，并配置专职的地情信息研究人员，逐步改变编辑兼作理论研究的现状。同时在各基层单位普遍设立史志员，并成立面向社会的史志协会，形成以史志机构为中心，涵盖本区域的史志信息网络。还要根据信息产业化的要求，组建各级地方志电脑联网形成的综合性封闭式高速信息传递网，实行方志信息有偿服务。还要在志书发行方面利用现代电子手段，制作光盘版，以推进用志活动。我们目前在建网和运用现代科技手段上的一些尝试也正是基于对信息论理论的一种认同和实践。
　　控制论是美国科学家维纳创立的关于信息和控制的综合性科学在一起研究。其核心是：通过原因和结果不断作用，以完成反馈过程，在这个过程中信息要不断交换，反馈需有效控制，要增加正反馈、减少负反馈。积极在方志界引进控制论，对于科学有效管理史志工作，有效地开展用志活动，有着十分重要意义。信息检测即方志资料筛选过程，信息处理即资料的编纂加工乃至形成成果（书籍、光盘或电子图书等），控制执行即地方志机构实施史志工作的领导和管理过程，效果检验即史志成果体现用志方面的成效，史志的资治、存史、教育作用的发挥，它可以在各级史志成果评奖得到一定体现。我们通过这几年的工作实际，认为控制论理论是将当今领导科学和管理科学导入地方史志工作过程当中的桥梁。也正是基于此，渑池县的地方史志工作在领导和管理上充分体现了科学性和规律性，减少了无序和冗费。
系统论是美籍科学家贝塔朗等创立的另一门横向综合性科学。系统具有整体性、相关性、动态性、有序性和目的性，强调综合优化。系统论对于地方史志工作科学组织管理，使整个事业体现出最优化，有方法论指导意义。拿一次史志成果的编纂来说：整个史志成果编纂任务为一个整体（母系统），其中的人员组织、资料收集、志稿撰写、志稿评审、出版印刷等为一个个子系统，为保证整体任务完成，可按系统论管理方法组织安排各项工作；拿整个史志工作来说，如果把史志工作内涵定格为地情信息研究开发，做为母体，志书编纂、旧志整理、积累资料、理论研究、编写乡土教材、辑录专题资料、撰著专题报告等均为其子项。县史志办公室曾在《三门峡史志》上刊登过一篇论文，谈到连续的志书编纂就象一条正弦曲线（y=sinx）或余弦曲线（y=cosx），社会主义第一次的方志编纂工作始于座标的原点，工作的逐步展开曲线呈上升趋势，在志书定稿出版结段，达到曲线的峰值，以后工作如志书发行等逐渐滑向低谷，这样就完成一个编纂周期。第二届志书编纂又运行一个新的周期，只不过这个周期因为当今社会生活节奏加快，周期略有缩短，峰值略有提高，但大致仍符合这个规律。按照这个图象诠释史志工作过程，就给我们提出一个要求：在史志事业起步之时，要积极繁荣学术，努力创造条件，迎接修志高峰，在高峰期要不懈努力，在保证志书质量的基础上争取早日出书；高峰过后，要积极开展新工作，掀起小高潮；在人员换代期期前，就要注重人才，老、中、青三结合，保持平稳过渡，防止在人员换代的低谷阶段出现人员断层和工作断档，以便积蓄力量，迎接新的修志高潮。我们常说，地方史志工作是“一项基础性的学术文化系统工程”，这明确告诉我们必须增加工作学术性，按系统论观点优化工作过程。渑池县地方史志事业近２０年的风雨历程，也从一个侧面印证了这个道理。
　　新的综合性横向科学，尤其是“三论”（信息论、控制论、系统论）的出现，是科学方法论发展的结果。对我们科学从事史志事业，构建面向二十一世纪的史志工作机制，创立全新的社会主义方志学具有十分重要的意义。即使在当前的实际工作中，自觉运用“三论”观点和现代科学技术，就可对史志事业的发展产生积极而深远的影响。