整理史志档案资料的体会

 

 

 

 

笔者是一名史志档案工作者，现就史志资料档案和文书档案的整理实践，谈一点体会。

史志资料是史志部门在修志过程中搜集来的地情资料，是编修地方志的基础，资料的搜集、整理，是编史修志工作中的重要环节。资料工作环环相扣，贯穿于方志编纂的始终，是连接历史、现实和将来的金链条。史志资料是修志人员广征博采，通过多种渠道采集收录，经历几多艰辛得来的第一手资料。但在实际工作中却存重搜集编纂、轻整理再利用的现象，资料如何整理应用确实是一个大问题。根据上级对史志资料工作的要求和部署，结合本单位的实际情况，首先要彻底改变志书编余资料无用的看法，树立编余资料大有用武之地的观念，把编余资料进行认真清查、整理并加以保存以待利用。方志档案资料在整理上存在着一定难度，一是堆集量大、内容繁杂、任务积压，二是参考依据缺乏。按照上级的要求，为了能达到相应的系统化、科学化、规范化的整理水平，我认真钻研，反复推敲，在保持资料之间有机联系和完整的情况下，把所有的资料、信息，诸条不漏、排查整理。编制查索工具，使史志资料有条不紊，井然有序，初步形成一整套的资料整理方法。

作为史志单位的资料管理人员，在对所分管的档案和史志资料整理之余，把散落在每个编辑或离退休人员和已过世人员手中的存留残余资料，把他们在千辛万苦得来的有直接价值或无直接价值的多余资料，如一封一封的来信、缺角少块的纸片、纸条进行粘贴整理。遵循资料的来源、属性、区域和形成特点分门别类，即保持资料来源之间的有机联系，也保持了资料的井然有序，同时也做到了系统化、规范化的整理要求，使散落在每个角落的废弃资料有了应有归属。

这些编余资料通过挖掘对开展续志工作也起到很大的作用，在2000年4月，史志办编撰的《渑籍在外人员联系手册》，利用废弃资料查找到了很多有价值线索，通过这些线索，很快完成了此书的出版。编写续志“人物”卷部分时，编余资料中，有3人被收录为传记人物，63人被收录为简介人物、42人为名录人物，充分发挥了废弃资料的有效价值，给开展二届续志工作人物编辑方面节省了大量的宝贵时间，同时也节省了一部分不必要的经济开支。使新编辑人员在无从下手的情况下，有了得心应手的参考依据。在很短时间内，能尽快的进入角色，并尽职的完成各级业务部门和各级领导交办的每项撰稿任务，也充分展现出编余的废弃资料珍贵无比的保存价值。编余资料为撰写《河南省志》、《三门峡市志》、《中国地方志大全》、《中国县志》（渑池县资料）各大型辞典提供了依据。同时为撰写专门著作，编写各种参考资料，省市地情读物，各种上报材料，填报老干部编制档案，提供了有力可靠的依据。特别是多次为县委、县政府和所属部门领导决策提供了详尽有力的信息和论证。编余资料不仅在本单位的日常工作中得到了有效合理利用，而且外部门也经常到史志办来查找有价值的线索。对宣传渑池、开发渑池，对渑池的经济建设、招商引资、网络宣传起到了抛砖引玉作用。

文书档案也是史志工作中不可缺少的一种参考依据，机关通过制发文件履行职责，行使权力，交流情况，总结工作，领受新的任务，制订新的计划，遇到新的情况时，都有必要参考和借鉴文书档案，同时也可用来总结经验教训，因此整理好文书档案也是史志工作中不容忽视的一项重要工作。文书材料也是本单位在工作中形成的文件，经过处理完毕后，把所有的零散文件各种形式载体不同的文件材料，有一定查考利用的文件，有一定的保存价值的文件，进行彻底的清理、收集、筛选、分类组合加以系统的整理归档保管。在文书档案的整理过程中，原则上根据文件的形成特点和特征，包括作者、问题、时间、地域、级别，进行组卷。再者根据文件内容作以分析，最后综合文件的内容性质，按问题特征组卷保持了文件之间最根本内容上的联系，以问题特征组合的案卷，既保持了文件之间的历史联系，又照顾文件的保存价值，以便利查找，即减少重复保存，又能起到借鉴效果。比如：经过分类组合，排列有序的文件，还要仔细检查，每份文件的保存价值是否准确，判断无误后，再确定保管期限。为了能使卷内所需文件快速、敏捷及时的展现，更需要做的工作是编制检索工具，检索是档案提供利用的先期工作，编写好检查工具，还要拟写好标题。标题拟定要准确、简明、通用、易懂。包括填写好卷内文件目录，卷内目录，案卷目录，全宗文件目录。做好这一环节工作，目的就是为了工作中能迅速、准确地提供索引，揭示案卷内容。

随着时代的发展，社会的进步，渑池的各行各业也在迅猛发展，更需要史志档案信息资源的开发利用，服务渑池的经济建设和社会主义精神文明建设。作为史志机构更要树立史志档案的多样性与社会发展的同步性的新观念，把保管型变为服性，坐等型变为主动型，利用档案资料的求实、存真，扩大服务，加大宣传力度，取得多方面的支持。建立地情信息资料网络，组成一个取之不尽、用之不竭的资料信息库，逐步使地方志机构成为一个地情资料信息研究中心。广泛开展县情咨询服务，进一步利用资料信息，从深度和广度两方面加以开发利用，更好地服务渑池、宣传渑池。我县的地方志事业在各级领导的大力支持下，取得了一定成绩。在实际工作中，要做好地情咨询服务工作，确保修志工作的顺利进行，更需要我们史志档案管理者，不懈努力。